Tradycyjne biuro niezmiennie kojarzone jest z biurkami, komputerami i wszelkimi niezbędnymi narzędziami pracy. Tymczasem coraz częściej spotkać można biura wirtualne, w którym nie ma sztywnych godzin pracy ani typowo biurowej atmosfery. Jest to odpowiedź na potrzeby osób pracujących zdalnie oraz freelancerów, którzy chcieliby zarejestrować działalność gospodarczą. W formularzu rejestracyjnym trzeba jednak podać adres, pod którym działalność będzie prowadzona. Część osób decyduje się więc zarejestrować firmę we własnym mieszkaniu, co nie zawsze jest opłacalne i bezpieczne. Potencjalni klienci oraz kontrahenci znać będą adres zamieszkania osoby prowadzącej działalność, a co więcej ma to niebagatelny wpływ na kwestie podatkowe. Organy skarbowe często kwestionują zasadność ponoszonych kosztów, jeśli działalność prowadzona jest w mieszkaniu właściciela. Z pomocą przychodzi wirtualne biuro, w którym można zarejestrować działalność. W praktyce oczywiście pracować można w dowolnie wybranym przez siebie miejscu.

Co oferuje biuro wirtualne?

Możliwość rejestracji firmy pod adresem wirtualnego biura pozwala na umieszczenie go w materiałach reklamowych oraz na fakturach. Adres ma duże znaczenie, gdyż pozwala osobom z różnych części kraju szukać klientów tam, gdzie jest największy popyt na danego typu usługi, które można z powodzeniem wykonywać z dowolnego miejsca. Pomimo to klienci często szukają firm, która znajduje się w pobliżu ich miejsca zamieszkania. Ze względu na to, że miejscem prowadzenia działalności jest adres wirtualnego biura, całą przychodzącą pocztę można znaleźć właśnie tam. Wydaje się to być problematyczne, tymczasem osoby zatrudnione w wirtualnym biurze odpowiedzialne są za informowanie o przychodzących listach. Szczególnie ważne jest to w kontekście korespondencji urzędowej, kiedy właściciel firmy ma ograniczony czas na odpowiedź. W zależność od umowy, jaką zawiera się z wirtualnym biurem, pracownicy mogą skanować pocztę bądź przekierowywać ją na adres rzeczywisty właściciela firmy.

Miejsce spotkań

Z klientami bądź kontrahentami, pomimo oferowanych usług online, czasami trzeba spotykać się osobiście. Tutaj ponownie pojawia się problem, jeśli biuro właściciela znajduje się w jego mieszkaniu, które często nie jest dostosowane do przyjmowania partnerów biznesowych. Dodatkowo w ich oczach może to wyglądać bardzo nieprofesjonalnie, co podważa autorytet firmy i właściciela. Każdemu zależy przecież na tym, aby wypaść jak najlepiej przed swoimi klientami. Z pomocą przychodzi wirtualne biuro, które zwykle oferuje również przestrzeń do spotkań. Jest to neutralny grunt da obu stron, przez co wszyscy mogą się poczuć pewnie w tym miejscu. Czasami można trafić na biura wirtualne, które poza miejscem na spotkanie oferują także ich obsługę. Osoba za to odpowiedzialna dba o przygotowanie sali, dostępność artykułów piśmienniczych, przekąski. Przygotowuje także wszelkie potrzebne dokumenty, a co najważniejsze, pomaga budować pozytywny obraz firmy.