Każda firma, bez względu na wielkość, branżę czy formę działalności, ma obowiązek przechowywania wszelkich dokumentów księgowych oraz kadrowych. Niektóre z pism muszą być zachowane nawet przez okres  10 lat, a Urząd Skarbowy może w dowolnym momencie skontrolować ich zasadność.

Aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie zarządzać dokumentami, powinno zainwestować w systemy elektroniczne. Takie niwelują konieczność organizacji standardowych archiwów.

Internet daje nam ogrom możliwości i coraz częściej doceniają to właściciele firm. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym więcej „papierów” generuje. To nie tylko faktury, ale również wszelkiego rodzaju umowy, zapisy, rozliczenia, aneksy. Wszystkie stworzone dokumenty, jakie mają znaczenie dla funkcjonowania działalności gospodarczej, muszą być zachowane w należytym stanie. Niestety, tradycyjne archiwa były ograniczone pod względem miejsca. Istniało też spore ryzyko zniszczenia dokumentów, ich kradzieży albo dostępu do danych osób trzecich. Długi okres, w którym pisma muszą być przechowywane sprawiał, że zarządzanie dokumentami w formie druku było sporym problemem.

Zalety zarządzania dokumentami przez internet

Możliwość wykorzystywania programów komputerowych daje szansę na sprawne, szybkie, efektowne, bezpieczne i bezproblemowe zarządzanie dokumentami. Po pierwsze, istnieje możliwość zarządzania nie tylko dokumentami dopiero co sporządzanymi, ale również tymi z archiwum poprzez ich skanowanie. Co więcej, zarządzanie danymi w sieci jest niezwykle intuicyjne, a program automatycznie odnotowuje każdą czynność, jaka została dokonana z konkretnym pismem w formie elektronicznej. Zapisywane są więc wszelkie zmiany, edycje, modyfikacje wraz z nazwą uprawnionego użytkownika, który takowych dokonał.

Pamiętajmy także, że internetowy system do zarządzania dokumentami firmy nie jest ograniczony przestrzenią, a na zapisanych danych udaje się pracować bez względu na czas i miejsce – wystarczy dostęp do programu i sieci. O wiele sprawniej odbywa się także przesyłanie dokumentów, ich dostarczanie i to nie tylko w strukturach firmy, ale i na zewnątrz w razie potrzeby.

Wydaje się logicznym, by firmy, w których funkcjonują jeszcze standardowe archiwa, czym prędzej zainwestowały w elektroniczne systemy do zarządzania dokumentami. Dzisiaj nowoczesność i innowacyjne technologie są niezbędne, by prężnie działać, generować większe zyski, a nawet przeganiać konkurencję i to bez względu na branżę, w jakiej funkcjonuje przedsiębiorstwo.